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Vos déplacements

Le déplacement


Un agent qui se déplace doit être muni d’une convocation, d’un ordre de mission voire d’une autorisation d’utilisation du véhicule personnel.

Les frais de déplacements peuvent découler de différentes missions en conséquence de quoi, selon les cas, les modalités techniques de demandes de remboursement peuvent être différentes.

Le remboursement

Les modalités et taux de remboursement s’appliquent à toute nature de déplacement, après service  fait, sur présentation de l’état de frais (dématérialisé ou papier) et des pièces justificatives originales éventuelles : billet de train, métro, bus, facture d’hébergement, péages (sur autorisation préalable).

Le cumul de plusieurs remboursements au titre d’un même trajet n’est pas autorisé. Il n’est pas possible par exemple de cumuler un remboursement trajet domicile/travail avec un autre remboursement pour le même trajet.

Modalités de remboursement du trajet

Le calcul de la distance s’opère à l’aide de l’application MAPPY, itinéraire le plus court. Le taux appliqué est soit le taux du kilomètre SNCF en 2nde classe en vigueur au moment du déplacement, soit le taux IK standard (indemnités kilométriques) en cas d’autorisation d’utilisation du véhicule personnel.

La distance retenue correspond au trajet le plus court entre : soit la résidence administrative et le lieu de la mission, soit entre la résidence familiale et le lieu de la mission. Pour tout déplacement pris par un moyen de transport en commun, la pièce justificative originale doit obligatoirement être fournie à l’appui de l’état de frais même lorsque l’administration a délivré les billets de train.

Un état de frais ne sera établi que s’il comporte d’autres frais de type repas, métro, hôtel.

Aucun remboursement n’est possible sans la transmission des pièces justificatives originales.

Transmission des documents :

  • Participation à une action de formation continue : votre DSDEN ou la DAFOP adresse une convocation avec demande de remboursement de frais de déplacement à compléter qui doit être retournée à son émetteur. Pour tout renseignement il convient de contacter l’interlocuteur mentionné sur la convocation.
  • Participation à des épreuves d’examens et concours : la DEC envoie une convocation à l’agent. A l’issue de cette mission, l’agent doit saisir dans l’application IMAGIN les éléments relatifs à son déplacement et éventuellement les informations relatives au paiement des indemnités (nombre de candidats, nombre de copies corrigées). Cette application est accessible sur le PIA (suivre les informations de connexion qui figurent sur la convocation). En cas de pièces justificatives à fournir, le récapitulatif de la mission doit être imprimé et les pièces justificatives originales demandées jointes. L’ensemble est à adresser à la DEC.
  • Participation à des réunions ponctuelles :

- Réunions académiques : le service du rectorat envoie une convocation à l’agent. Le remboursement des frais de déplacement se fait en deux étapes : l’ordre de mission (OM) et l’état de frais (EF). A l’issue de la mission, il convient sur l’application CHORUS-DT d’établir un OM de régularisation classique en s’appuyant sur la convocation. L’OM doit être transmis pour validation au valideur (VH1) mentionné sur la convocation, toujours via CHORUS-DT, qui le transmettra au rectorat pour validation finale. Ensuite l’agent crée un EF qu’il transmet dans l’outil pour validation VH1, imprime le document uniquement dans le cas de frais complémentaires et le transmet accompagné des pièces justificatives originales (billet de train, métro, facture d’hôtel …) au rectorat DIBAP1.

- Réunions ministérielles : le service du ministère envoie une convocation à l’agent. Le remboursement des frais de déplacement se fait en deux étapes : l’ordre de mission (OM) et l’état de frais (EF). A l’issue de la mission, il convient sur l’application CHORUS-DT d’établir un OM de régularisation classique en s’appuyant sur la convocation. L’OM doit être transmis pour validation au valideur (VH1) mentionné sur la convocation, toujours via CHORUS-DT, qui le transmettra au rectorat pour validation finale. Ensuite l’agent crée un EF qu’il transmet dans l’outil pour validation VH1, imprime le document uniquement dans le cas de frais complémentaires et le transmet accompagné des pièces justificatives originales (billet de train, métro, facture d’hôtel …) au rectorat DIBAP1.

Enseignants en service sur plusieurs établissements (services partagés et TZR): un dossier doit être constitué au début de chaque année scolaire. Ce dossier est disponible début septembre sur le PIA à la rubrique « circulaires en ligne » puis « gestion des frais de déplacement » ainsi qu’un mode d’emploi pour la création des ordres de mission dans l’application CHORUS-DT.

Divers

Les données nécessaires au calcul du remboursement sont reprises des bases de gestion des personnels (affectation, adresse personnelle, coordonnées bancaires) et transférées automatiquement dans les diverses applications (GAIA, IMAGIN, CHORUS-DT).

Ces AMM (Application Ministérielle Métiers) sont alimentées par les bases de paye.

Le changement de RIB : en cas de changement de coordonnées bancaires, il convient d’en avertir sans délai le bureau de gestion des personnels compétents (DIRH ou DOSUP pour le privé) et de lui transmettre le nouveau relevé d’identité bancaire. Attention, ce relevé doit obligatoirement être au nom, prénom et adresse personnelle actualisée de l’agent concerné. Dans le cas d’un compte joint et d’une femme mariée, le nom et le prénom de l’agent doit figurer sur le RIB. A défaut, une copie du livret de famille peut être communiquée.

Les remboursements des frais de déplacement sont virés directement sur le compte bancaire de l’agent (compte de la paye) sous l’intitulé « RECCHOR021… »

En cas de participation  à des missions donnant lieu à rémunération comme par exemple l’interrogation de candidats dans le cadre des examens et concours ou la vacation de formation, les indemnités sont versées sur la paye avec un intitulé de type « IND.JURY.CONC.EXAM.- SCO.» ou « vacations de formation ».

Avance de frais : afin d’éviter aux agents d’effectuer des avances de frais au titre des déplacements, le rectorat peut délivrer des billets de train dans le cas de convocations émises par le ministère ou pour des déplacements en dehors de l’académie.

Site déplacement : https://pia.ac-dijon.fr. L’accès à ce site se fait via l’identifiant et le mot de passe de la messagerie académique. Tout problème doit être réglé avec la hotline au 03-80-44-88-09

Accès CHORUS-DT : https://pia.ac-dijon.frpuis « services pratiques » puis « métiers » puis « DT-GAIA-IMAGIN ».
 






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