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Modalités de candidature

Poste administratif : Ouvert aux agents de catégorie A ou B
Horaires : Temps complet.

Envoyez un CV et une lettre de motivation à dircab@ac-dijon.fr

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Chef(fe) de cabinet de la rectrice

Le (la) chef(fe) de cabinet est chargé(e) de la tenue de l’agenda, des déplacements de la rectrice. A ce titre il/elle supervise le travail du secrétariat de la rectrice. Par ailleurs, il/elle effectue le suivi administratif et financier de la chancellerie, veille à la bonne tenue de la résidence rectorale et supervise le travail des personnels qui y sont affectés. Il/elle veille au circuit du courrier et à ce que des réponses soient apportées

Positionnement

Le (la) chef(fe) de cabinet de la rectrice de l’académie de Dijon est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de cabinet.

Activités du poste   

I - Agenda de la rectrice

  • planification au quotidien des rendez-vous, des audiences, des réunions de la gouvernance, des instances(en lien avec le secrétariat général)...
  • gestion des différentes sollicitations, des urgences et de leur compatibilité avec l’agenda, gestion des priorités (rôle de conseil auprès de la rectrice et du directeur de cabinet)
  • planification des déplacements et des visites de la rectrice (déroulé, protocole, invitations)
  • programmation et convocation des réunions à l’initiative de la rectrice
  • organisation des cérémonies, des réceptions, des repas à la résidence (protocole)

La tenue de l’agenda de la rectrice implique notamment un lien constant avec le secrétariat général de l’académie et les DSDEN. Le champ des relations du chef de cabinet dans ce domaine comprend également le ministère, les conseillers de la rectrice, ainsi que les partenaires institutionnels de l’éducation nationale, services de l’Etat, collectivités territoriales...

La tenue de l’agenda de la rectrice signifie par ailleurs, la supervision des opérations matérielles liées aux rendez-vous, réunions et déplacements de la rectrice (préparation des salles, accueil des personnalités, billets de train, etc.).
Le/la chef(fe) de cabinet est chargé(e) de la préparation des dossiers journaliers de la rectrice (sollicitation des conseillers pour la production de notes et de documents).

Enfin, lors des visites et des missions de l’inspection générale ou des chargés de mission du ministère, le/la chef(fe) de cabinet supervise l’accueil et l’organisation matérielle et prépare le planning des entretiens.

II - Réunions de la gouvernance 

  • élaboration et suivi du planning des réunions
  • préparation des ordres du jour
  • rédaction des comptes rendus des réunions.

Le chef de cabinet est également chargé de préparer, en lien avec le secrétariat général, la préfecture et le conseil régional, le planning annuel des instances présidées par la rectrice (CAEN, CTA, groupe Blanchet...).

III – Chancellerie

  • tenue des comptes (mandatement)
  • lien avec l’agent comptable 
  • tenue de la régie d’avances
  • préparation des conseils d’administration : convocation, préparation de l’ordre du jour et des documents venant à l’appui, rédaction du procès-verbal, lien avec le ministère.

Le/la chef(fe) de cabinet est chargé(e) de tenir régulièrement la rectrice et le directeur de cabinet informés de l’état des comptes de la chancellerie.

IV – Résidence

  • supervision des interventions à la résidence (travaux demandés au service des affaires générales, lien avec le propriétaire)
  • supervision, en lien avec le directeur de cabinet, des personnels de la résidence : planning, congés, évaluation.

V - Courrier

  • supervision de la diffusion des courriers (orienter la diffusion et rédiger les consignes)
  • orientation et diffusion des courriels en intégrant les consignes aux conseillers et aux services
  • suivi de la réponse apportée aux correspondances sensibles des usagers 
  • suivi de certains courriers ou courriels (enquêtes, consultations).

Savoirs faire / savoir être   

  • connaissance approfondie du système éducatif et de son organisation administrative, de l’organisation de l’Etat et des collectivités territoriales,
  • connaissance approfondie du fonctionnement et des circuits de décision de l’académie,
  • connaissance avérée des partenaires de l’éducation nationale
  • disposer d’un grand sens de l’organisation, de rigueur et d’efficacité dans le travail,
  • savoir gérer les pics d’activité, la diversité des sollicitations et en mesurer l’urgence,
  • qualités rédactionnelles et de synthèse,
  • maîtrise des outils de bureautique et d’Internet,
  • grande capacité d’adaptation (aux interlocuteurs, à la diversité des activités),
  • capacité à gérer le stress, 
  • capacité à prendre ses responsabilités et à apporter les réponses appropriées aux sollicitations des différents interlocuteurs, dont le secrétariat du cabinet,
  • sens du relationnel, communication, discrétion, loyauté, disponibilité, écoute et diplomatie
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