Vos missions en quelques mots

Coordination des Communications :

• Gestion de l'accueil téléphonique : réception, analyse des demandes, transmission aux services appropriés,
• Accueil des visiteurs : orientation vers les services concernés ou prise de rendez-vous,
• Prise en charge du courrier et des parapheurs : réception, enregistrement, transmission, suivi, classement, archivage, publipostage...,
• Participation aux réunions des chefs de bureau.

Soutien à l'organisation et à la coordination :

• Suivi de l’agenda du chef de division : organisation et préparation de réunions, veille sur les échéances à venir (réunion de préparation, alimentation des dossiers, conflits d’agenda…), recherche de disponibilité des personnels, réservation salles de réunion, et véhicules, organisation de visio-conférences,
• Suivi et mise à jour de l'organigramme de la division,
• Établissement de la liste des chefs d'établissement publics et privés avec leurs contacts,
• Préparation des déplacements du chef de division et des chefs de bureau, y compris dans le système de gestion (ChorusDT).

Suivi administratif :

• Suivi et veille sur le calendrier de retour des enquêtes,
• Suivi des demandes d’intervention : recueil des demandes et des éléments de réponse, rédaction de projets de réponses,
• Suivi de dossiers particuliers à la demande du chef de division,
• Appui ponctuel aux services lors de pics d’activité.

Appui aux tâches bureautiques et administratives :

• Rédaction de lettres, tableaux, comptes rendus, et courriers électroniques,
• Mise en place des visio-conférences,
• Gestion des fournitures.

Divers :

• Gestion des congés annuels des personnels via l'application académique « congés »,
• Classements divers et archivage, en format papier et numérique.

Participation aux réunions avec la direction :

• Présence lors des réunions avec le chef de division et les 5 chefs de bureau.

Profil recherché

Les compétences et aptitudes professionnelles suivantes sont attendues sur ce poste :

•  Connaissance des procédures administratives et des enjeux de l'Éducation Nationale,
•  Maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique (publipostage, notions Excel…),
•  Capacité rédactionnelles,
•  Compétences organisationnelles et relationnelles,
•  Capacité à travailler de manière autonome et en équipe,
•  Capacité d’initiatives, en relation avec la hiérarchie,
•  Sens du service public,
•  Respect de la confidentialité,
•  Une formation en gestion administrative, en ressources humaines ou domaine similaire serait un plus.

Descriptif de l’employeur

Le descriptif général de l’académie de Dijon :

L’éducation nationale est le 1er employeur public de France et l’Académie de Dijon, le 1er employeur de proximité au sein des 4 départements qui la composent (Côte-d’Or, Nièvre, Saône-et-Loire et Yonne). Elle emploie 27 000 personnels et scolarise près de 140 000 écoliers du 1er degré dans 1 796 écoles, et près de 130 000 élèves du 2nd degré dans 60 lycées et lycées professionnels (public et privé), 3 établissements régionaux d’enseignement adapté et 183 collèges (public et privé). L’académie compte également 45 700 étudiants (classe prépa, BTS et Université) et 8 900 apprentis.

L'académie de Dijon s’est dotée d’une feuille de route RH dont le principal objectif est d’assurer un accompagnement de l’ensemble des personnels de l’académie tout au long de leur carrière avec une volonté forte de personnalisation des parcours.

Les valeurs républicaines, la laicïté, la citoyenneté, la culture de l’engagement et la lutte contre toutes les formes de discrimination, au service d’une école inclusive et de l’accompagnement de chaque élève dans son propre domaine d’excellence, sont au coeur de la mission de tous ses agents.

Le descriptif général du service d’emploi :

La Division de l'Organisation Scolaire, de l'Enseignement Privé et de la Prospective (D.O.S.E.P.P) est chargée du suivi des moyens et des effectifs des établissements scolaires de l’enseignement public et privé sous contrat, du suivi statistique et du contrôle de gestion de l’activité académique ainsi que de la gestion des personnels de l'enseignement privé sous contrat. Elle assure enfin assure le guichet unique des établissements scolaires privés hors contrat.

Dans ce contexte, l’assistant(e) du chef de division prend en charge la gestion administrative, technique et logistique de la division. Il/elle appui le chef de division au quotidien dans le suivi de son agenda et de certains dossiers ainsi que dans la coordination et l’administration des activités de la division.

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