EAFC : États de Frais (EDF)

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Fiche de renseignement AVS et AED

Afin de pouvoir bénéficier des remboursements des frais de transports et d’hébergement les agents ayant le statut d’AVS ou d’AED doivent télécharger ce document. file_download Fiche de renseignement AVS ou AED.

La fiche de renseignement doit être renvoyée, accompagnée des pièces justificatives originales à l’adresse suivante :

EAFC
2 G rue du général Delaborde
21019 DIJON Cedex

Résidence administrative et Résidence familiale

Les indemnités d’hébergement et de transport sont versées uniquement à l’agent en mission ou en stage qui se trouve être en déplacement en dehors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale.
 [1] Notion de résidence administrative (RA) : « le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté ou l’école où il effectue sa scolarité. Lorsqu’il est fait mention de la résidence de l’agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative. »
 [2] Notion de résidence familiale (RF) : « le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent. »
 [3] Notion de commune : « Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs. »
 [4] La liste des ces communes pour l’académie de Dijon est actualisée chaque année par la DAF1 . file_download Annexe3 Liste des communes desservies par un réseau de transport en commun

[1] Article 3, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.
Articles 29 et 30, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[2] 6°, article 2, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.
[3] 7°, article 2, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.
[4] 8°, article 2, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.

Personnes concernées

Sont concernés les personnels convoqués par l'EAFC, par le biais d’un ordre de mission.
L’ordre de mission, établi préalablement, atteste que l’agent est en situation régulière d’absence et lui permet de prétendre au remboursement des frais engagés, sous réserve de la production des pièces justificatives.

On peut distinguer les stagiaires et les intervenants : les stagiaires sont nommés « les agents en stage », les intervenants sont quant à eux des « agents en mission ».

« Sont considérés comme :
1° Agent en mission : agent en service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;
[...]

2° Agent en stage : agent qui suit une action de formation initiale ou agent qui se déplace, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation continue organisée par l’administration [...] »
 [1]
Selon votre statut :
1° Agent en mission : « Lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l’occasion d’une mission [...], il peut prétendre :
- à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ;
- et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au :
* Remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas ;
* Remboursement forfaitaire des frais d’hébergement [...] sur production des justificatifs de paiement de l’hébergement auprès du seul ordonnateur. »
 [2]
2° Agent en stage : « A l’occasion d’un stage, l’agent peut prétendre à des indemnités de stage dans le cadre d’actions de formation initiale ou à des indemnités de mission dans le cadre d’actions de formation continue. »
 [3]
[1] Article 2, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.
[2] Article 3, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.
[3] Article 28, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Frais de Déplacement - Statut

AGENT EN MISSION :
« Lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l’occasion d’une mission [...], il peut prétendre :
- à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement [...] »
 [1]

AGENT EN STAGE :
L’agent appelé à se déplacer en dehors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale pour une action de formation [initiale ou] continue peut prétendre, au début et à la fin de la ou des période(s) de formation, à la prise en charge d’un aller et retour entre la commune de sa résidence administrative ou de sa résidence familiale et le lieu de la formation. »
 [2]

[1] Article 3, Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.
[2] Articles 29 et 30, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Calcul de la distance et indemnisation des différents modes de transport

Le calcul de la distance :
L’indemnisation s’effectue sur la base du « trajet le plus court » calculé par le site MAPPY.
 [1]
C’est pourquoi sera retenu comme lieu de départ la commune la plus proche du lieu de stage : la résidence administrative ou la résidence familiale selon les cas.
Les différents modes de transport et d’indemnisation

Train :
« La voie ferroviaire doit être systématiquement privilégiée », et « les transports doivent être effectués en 2e classe pour les trajets par voie ferroviaire ».
 [2]

Véhicule personnel :
« Les agents peuvent utiliser un véhicule personnel pour les déplacements liés à l’exercice de leurs fonctions, sur autorisation de leur chef de service. Ils sont alors indemnisés soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base des indemnités kilométriques. »
 [3]
L’agent qui utilise son véhicule, pour convenances personnelles, « est alors indemnisé sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux. Il ne peut, dans ce cas, prétendre à aucun remboursement de frais de péage ou de parking. »

> Par défaut, le tarif SNCF 2e classe est appliqué
> Par dérogation, et sur autorisation expresse de la DEAFC, le déplacement peut être remboursé sur la base des indemnités kilométriques. Elles sont fixées par «  l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’État ».

Dans ce cas-là, sous réserve de l’accord de l’autorité qui ordonne le déplacement, les frais de péage, de stationnement et les tickets de transport en commun peuvent être remboursés sur production de justificatifs de paiement. [4]

Covoiturage :
Les agents participant à la même formation et souhaitant avoir recours au covoiturage doivent justifier le recours à ce mode transport en l’indiquant sur leur état de frais et en inscrivant le nom du conducteur (propriétaire du véhicule) ainsi que le nom de l’ensemble des passagers du véhicule. Seul le conducteur du véhicule « est alors indemnisé sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux. Toutefois, dans ce cas précis, le conducteur pourra bénéficier du remboursement des frais de péage, sur présentation des justificatifs. »

En outre, l’agent qui utilise les services d’une société de co-voiturage peut bénéficier d’un remboursement sur présentation d’un justificatif de paiement issu de la plateforme de réservation.

En cas de covoiturage avec un véhicule de service, aucun remboursement ne sera effectué.

Autocar :
L’agent qui utilise les services d’une société d’autocar, peut lui aussi bénéficier d’un remboursement sur présentation d’un justificatif de paiement original : facture ou ticket de transport établi par la société d’autocar sur lequel est mentionné la date, les horaires, le trajet ainsi que le nom de l’agent.

[1] Article 5, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[2] Article 2 et 3, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[3] Article 5, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[4] Article 13, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Frais d’Hébergement - Repas

L’agent peut prétendre au remboursement forfaitaire pour le repas de midi « s’il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre « 11 heures et 14 heures » et, « entre 18 heures et 21 heures » pour le repas du soir.
 [1]

Cas particulier : Un agent dont la formation se termine à 12h et devant suivre une autre formation qui débute à 14h, le même jour, pourra bénéficier du remboursement de ces frais de repas.

« Le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé à 20€ par repas. »  [2]

ATTENTION ! LES MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE DES REPAS
DIFFÉRENT SELON QUE VOUS SOYEZ INTERVENANT OU STAGIAIRE.

A) Cas des intervenants
Cette indemnité « est réduite de moitié lorsque l’agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé [...]. »
 [3]

> Par défaut, les repas pour un intervenant sont systématiquement remboursés au taux plein. Cependant, un intervenant indiquant (via l’état de frais) qu’il a pris un repas dans un restaurant administratif sera remboursé au demi-tarif, soit 10 € par repas.

Aucune indemnité pour frais supplémentaire de repas ne peut être perçue si les repas sont fournis gratuitement.

B) Cas des stagiaires
« L’agent [...] perçoit des indemnités de mission ou de tournée réduites de 50 % :
- lorsqu’il a la possibilité de prendre son ou ses repas dans un restaurant administratif ou assimilé, à savoir tout restaurant qui reçoit des subventions de l’Etat, d’une autre collectivité publique ou de l’un de leurs établissements publics [...] »
 [4]

> Dans ce cas, la simple « possibilité » d’avoir accès à un restaurant administratif ou assimilé entraîne l’application systématique du demi-tarif, soit 10 € par repas.

De plus, l’agent ne peut prétendre à aucune indemnité « lorsque l’agent en formation continue bénéficie d’un hébergement ou de repas gratuits ».
 [5]
Ainsi, un agent bénéficiant d’un repas pris dans la famille ou chez des amis, ne pourra prétendre à un remboursement. Ce repas étant considéré comme un repas gratuit.

[1] Article 9, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

[2] Article 1, Arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

[3] Article 9, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

[4] Article 30, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

[5] Article 31, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Frais d’Hébergement - Nuitées

Pour bénéficier de l’indemnité d’hébergement, « l’agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise « entre 0 heure et 5 heures » et fournir un justificatif de paiement. L’indemnité d’hébergement comprend le petit déjeuner. [...]

L’indemnité d’hébergement est désormais fixée forfaitairement à :

• 90€ Taux de base
• 120€ pour les grandes villes (+ de 200000 hab.) et communes de la métropole du Grand Paris
• 140€ pour Paris Intramuros
• 150€ pour les personnels RQTH (avec justificatif)

Arrêté du 20 septembre 2023

ATTENTION ! LES MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE DES NUITÉES
DIFFÉRENT SELON QUE VOUS SOYEZ INTERVENANT OU STAGIAIRE.

A) Cas des intervenants
Par défaut, les nuitées pour un intervenant sont systématiquement remboursées au taux plein.

Aucune indemnité n’est due si l’agent est hébergé gratuitement.

B) Cas des stagiaires
« L’agent [...] perçoit des indemnités de mission ou de tournée réduites de 50 % : [...]
- lorsqu’il a la possibilité d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant participation. »
 [3]

Dans ce cas, la simple « possibilité » d’avoir accès à un hébergement dépendant de l’administration entraîne l’application systématique du demi-tarif, soit 45 €

De plus, l’agent ne peut prétendre à aucune indemnité « lorsque l’agent en formation continue bénéficie d’un hébergement ou de repas gratuits ».
 [4]

NUITÉE DANS UN LOGEMENT LOUE SUR UNE PLATEFORME DE LOCATION ENTRE PARTICULIER :

Réservation seul :
L’agent qui utilise les services d’une plateforme de location entre particulier doit justifier sa présence par l’intermédiaire :

• d’une facture acquittée nominative, reprenant l’ensemble des éléments.

Réservation à plusieurs :
Les agents souhaitant réserver un bien à plusieurs ne peuvent pas tous bénéficier d’un remboursement sauf si tous les noms des personnes hébergées apparaissent  sur la facture.
Dans le cas contraire, seul le titulaire de la réservation (la personne ayant engagé les frais) peut bénéficier d’un remboursement sur les bases de :

• 90€ Taux de base
• 120€ pour les grandes villes (+ de 200000 hab.) et communes de la métropole du Grand Paris
• 140€ pour Paris Intramuros
• 150€ pour les personnels RQTH ( avec justificatifs)

Les autres locataires ne pouvant justifier d’un engagement financier, ils ne peuvent pas bénéficier d’un remboursement.
Les modalités de justifications sont les mêmes que pour une réservation simple.

HÉBERGEMENT PAR LA FAMILLE OU PAR DES AMIS :

Ce mode d’hébergement ne pourra faire l’objet d’un remboursement. Ce type d’hébergement est considéré comme un hébergement à titre gratuit.
documents joints

[1] Article 8, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[2] Article 10, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[3] Article 30, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
[4] Article 31, Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l’application du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.