Un parcours singulier

Audrey obtient une licence d’histoire à l’université de Bourgogne puis un master en histoire des sciences à l’EHESS (son mémoire de recherche porte sur les critères d’efficacité des remèdes dans la médecine du XVIIe siècle !). Elle tente ensuite l’agrégation et le CAPES d’histoire, sans conviction. Puis valide une première année de licence en histoire de l’art et d’archéologie.

« J’aurais adoré pouvoir rester une éternelle étudiante ! Mais puisqu’il faut bien gagner sa vie, par passion, je me suis naturellement tournée vers les métiers du patrimoine, et plus particulièrement les archives. »

Un stage aux archives départementales de Côte-d’Or et la rencontre d’archivistes aux parcours intéressants et variés la convainc de poursuivre dans ce domaine. Elle obtient la licence professionnelle APICA (archives et patrimoine industriel, culturel et administratif) à l’IUT de Dijon. Son premier employeur est la Direction régionale et départementale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale de Bourgogne-Franche-Comté. Pendant six mois, elle découvre les joies d’un récolement d’archives (inventaire in situ, dans les sous-sols de la DRDJSCS, boulevard Carnot) ! Elle en profite pour sensibiliser ses collègues et les former aux bonnes pratiques d’archivage. Puis elle traverse la rue (passant ainsi de la cave au grenier !) pour rejoindre la Direction départementale de la cohésion sociale (DDCS) à la Cité Dampierre, où elle travaille sur le classement et l’échantillonnage des dossiers des comités médicaux, et poursuit également son travail de sensibilisation.

Lors de ces premières expériences, même si le traitement des archives n’est pas officiellement inscrit sur sa fiche de poste, elle essaie d’instaurer progressivement une culture de l’archivage dans les différentes administrations qui l’accueillent. Elle est ensuite recrutée par le centre de gestion de Saône-et-Loire sur un poste d’archiviste itinérante. Elle fréquente peu les locaux de Mâcon (salle de tri et bureaux) et passe le plus clair de son temps sur la route, à sillonner les petites communes de Saône-et-Loire en Berlingo ! Ses interventions sur place, très enrichissantes, lui permettent de rencontrer les élus et les secrétaires de mairie. C’est très formateur puisqu’il s’agit de traiter les archives de A à Z, en passant par toutes les étapes de la chaîne archivistique, autrement dit les « 5 C » : le conseil, la collecte, le classement, la conservation et la communication des document. À l’issue de l’intervention, les archives communales sont cotées, rangées sur les rayonnages prévus à cet effet et décrites dans un inventaire de recherche.

Puis elle est rappelée par la DRDJSCS où elle s’occupe principalement de la préparation des éliminations réglementaires ainsi que des versements aux archives départementales. Elle est ensuite recrutée en renfort au service des examens et sujets à la Direction régionale de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt (DRAAF) à Dijon. Là encore, elle en profite pour dresser un bilan des archives produites par cette administration, faire des recommandations et mettre en place les nouvelles modalités d’échantillonnage des copies d’examens.

Les « 5 C » : le conseil, la collecte, le classement, la conservation et la communication des documents.

Quand le rectorat de Dijon lui offre l’opportunité d’exercer à temps plein son métier en tant que responsable de service au sein de la DAF 2 (Bureau des affaires générales et de la logistique), c’est donc un aboutissement logique voire une marque de reconnaissance. Son prédécesseur ayant été nommé au ministère des Armées le 1er septembre 2019, Audrey occupe son poste, d’abord en tant que contractuelle, puis elle est titularisée comme ingénieure d’études (ITRF chargée d’archives) après avoir réussi le concours interne.

Un métier méconnu

Être archiviste, c’est un métier méconnu qui, de plus, n’est pas très reconnu. Et, pire encore, qui n’a pas toujours bonne réputation ! « J’avais pourtant été prévenue lors de mes études… Ah bon ? Il faut faire des études pour travailler aux archives ? » Cette phrase est celle qu’elle a le plus entendue, suivie de près par : « Un bon coup de chalumeau ou une allumette là-dedans et c’est réglé. » Dans l’imaginaire collectif, l’archiviste est souvent une vieille personne, un peu acariâtre qui, frustrée d’avoir été mise au placard, ronchonne dès qu’on lui demande quelque chose.

 « Ah bon ? Il faut faire des études pour travailler aux archives ? » c’est sûrement la phrase que j’ai le plus entendue au cours de ma jeune carrière !

À Dijon, quand on entend parler d’« archives », on pense plutôt aux archives départementales de Côte-d’Or, situées rue Jeannin (le magnifique palais des archives) ou encore aux archives municipales, rue de la Liberté. Ces deux services bénéficient en effet d’une plus grande notoriété. Mais être responsable des archives du rectorat de Dijon, c’est tout à fait différent, et très spécifique au sein du métier d’archiviste.

On a coutume de dire que les archives passent par trois âges :

1. Les archives courantes : il s’agit des documents récents, utilisés au quotidien par les services qui les produisent ; ils sont donc conservés à proximité de nous, dans nos bureaux ;
2. Les archives intermédiaires, utilisées moins fréquemment mais conservant une utilité juridique ou administrative ;
3. Enfin, les archives définitives ou historiques, versées aux archives départementales pour conserver la mémoire de l’administration, et qui deviennent des ressources utiles aux chercheurs, véritables matériaux de l’histoire.

Le service du rectorat est un service d’archives intermédiaires, qui fait le lien entre les services producteurs (les services internes) et les archives départementales. Et, contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’archiviste du rectorat n’est pas seulement un professionnel de la gestion des documents d’activités mais aussi un manutentionnaire. En effet, l’aspect logistique fait partie intégrante du métier, bien loin de l’image de l’archiviste solitaire, enfermé dans son bureau à trier des « vieux papiers » !

Le périmètre direct du service comprend seulement les services du rectorat et de la DSDEN 21. Cependant, les trois autres DSDEN (Saône-et-Loire, Yonne et Nièvre) ainsi que les EPLE de l’académie de Dijon ne disposant pas d’archiviste propre, l’objectif d’Audrey est également de les conseiller pour la gestion de leurs archives. De même, les établissements publics relevant de l’Éducation nationale, comme le CROUS, les CIO ou encore le réseau Canopé, peuvent aussi lui demander conseil ponctuellement.

En fait, son métier se définit par les fameux « 5C », c’est-à-dire les cinq missions de tout archiviste qui veut mener à bien une politique d’archivage cohérente et efficace.

1.    Conseiller

Différentes actions sont possibles pour conseiller les services producteurs. La plus formalisée est la formation. Forte de son expérience, Audrey essaie de cibler les publics en fonction de leurs besoins : les nouveaux arrivants au rectorat et à la DSDEN 21, les référents archives des services internes mais aussi les nouveaux gestionnaires des EPLE du 2nd degré. La mission de conseil consiste aussi à produire des outils et à les mettre à la disposition des usagers : procédures d’archivage, tableaux de gestion, etc., facilement accessibles. C’est pourquoi elle a créé une rubrique dédiée sur le portail intranet académique (PIA) réservé aux personnels de l’académie. Elle délivre également des conseils et sensibilise le personnel au quotidien, de manière plus informelle, et propose aussi des formations sur mesure répondant à des demandes spécifiques ponctuelles, comme une aide au traitement de vracs et arriérés dans les bureaux, ou la gestion d’arborescences sur le serveur commun, ou encore des dépannages sur l’application de gestion des archives.

2.    Collecter

Une fois le personnel formé à ces bonnes pratiques, la collecte est de meilleure qualité. Au rectorat, Audrey prend en charge les archives qui n’ont plus d’utilité pour les services mais dont la durée d’utilité administrative (DUA) n’est pas échue, via une application de gestion des archives intermédiaires de l’Éducation nationale nommée ARCAD. De septembre 2019 à aujourd’hui, elle a ainsi validé 392 bordereaux de transfert réalisés par les services et collecté 5285 boîtes en archivage intermédiaire. Cela représente un volume de 528,50 mètres linéaires. Après avoir attribué une cote à chaque boîte et un emplacement précis, elle transmet par courrier aux différents services les étiquettes à coller sur les boîtes puis vient les récupérer et les ranger à l’entresol.

3.    Conserver

Une bonne conservation des documents nécessite une bonne gestion du stock d’archives intermédiaires. À son arrivée, un arriéré de 180 mètres linéaires restait encore à traiter dans l'une des salles. Aujourd’hui, il en reste moins de 30 mètres. La capacité totale de stockage des cinq salles d’archives est d’environ 3,1 kilomètres linéaires. Le taux d’occupation avoisine les 85%. Chaque année, afin d’éviter la saturation des locaux, deux leviers sont disponibles :  les éliminations réglementaires (à échéance de la DUA) et les versements d’archives définitives aux archives départementales.

Audrey a également effectué le transfert des archives du service Jeunesse, engagement, sports à la DSDEN 21 au 1er janvier 2021, après avoir procédé aux éliminations réglementaires. Environ 300 boîtes sont ainsi entrées dans le fonds de la DSDEN 21. Et 110 boîtes d’agréments d’associations sportives et d’éducation populaire, de dossiers de subventions ou du Fonds local d’aide à l’initiative des jeunes ont déjà fait l’objet d’un versement aux archives départementales.

4.    Classer

Un bon classement des archives intermédiaires dépend également des consignes données en amont aux services, conformément à la norme Records management. Le tableau d’archivage académique en vigueur pour les services du rectorat et de la DSDEN 21 a donc été repris intégralement, mis à jour et validé. Il décrit les documents produits et reçus par les services, en y associant une durée de conservation et un sort final.

5.    Communiquer

Communiquer est la finalité du travail de l’archiviste. Au rectorat, les demandes de consultation des documents se font via l’application ARCAD, soit 1775 demandes depuis septembre 2019. La communication peut se faire au niveau de la boîte ou du dossier ; un numéro est attribué à chaque demande validée. Un bordereau de demande de transfert est alors édité, qui est coupé en deux : une moitié reste comme fantôme à la place de la boîte ou du document sorti, l’autre est fournie au demandeur qui doit la signer et la retourner au service archives. Enfin, l’archiviste signe et indique la date de réintégration de l’article, au retour du dossier ou de la boîte. Outre ce travail de magasinage, Audrey répond également aux sollicitations des chercheurs et des citoyens à la recherche de sources ou de justificatifs. Elle les oriente dans leurs démarches, les informe des règles de communicabilité des documents et encadre leur communication. Communiquer, c’est aussi parler du service archives pour le valoriser. Ainsi, participer à ce portrait lui paraît tout naturel pour mieux faire connaître son métier à ses collègues comme aux personnes extérieures !

Une journée ou une semaine type

Il n’y a pas vraiment de journée ou de semaine type dans son métier. « Je n’ai pas le temps de m’ennuyer ! Je peux bien sûr préparer un planning pour la semaine mais il faudra toujours faire face à un lot d’imprévus. Ma priorité, c’est de répondre aux demandes et aux besoins des services du rectorat et de la DSDEN 21. » Cela comprend notamment la communication des documents administratifs sous forme de demandes de consultation mais également les demandes de transfert (archives qui passent des bureaux au service des archives) et qui arrivent directement sur l’application ARCAD. Après validation des bordereaux de transfert, elle récupère les archives à conserver et les range à l’entresol. Les archives éliminables après une durée de conservation courte ne sont pas référencées sur ARCAD. Les services qui souhaitent éliminer ces documents renseignent un bordereau d’élimination, visé par le responsable de bureau puis validé par le directeur des archives départementales.

Il n’y a pas vraiment de journée ou de semaine type dans mon métier. Je n’ai pas le temps de m’ennuyer !

Audrey intervient plus ponctuellement pour fournir des boîtes d’archives, dépanner les collègues en urgence sur l’application ARCAD, traiter les demandes de renseignements (questions sur les procédures et les outils, boîtes ou dossiers introuvables, etc.).

Secondairement, elle traite aussi les demandes de recherches extérieures, soit directement, soit en lien avec les services (la DEC, le service retraites ou d’autres services de ressources humaines, tels que la DPE et DPAES). Il peut s’agir, par exemple, de justifier le droit d’un citoyen (ancien diplôme ou élément de scolarité, justificatif de carrière). Sur demande, elle conseille également les écoles et les établissements scolaires, ou d’autres organismes dépendant de l’Éducation nationale mais qui ne sont pas basés sur le site Clémenceau, comme les CIO, les services régionaux, le CROUS, l’INSPE, etc. Elle a à cœur de ne jamais laisser de demandes sans réponse. Il suffit parfois de réorienter les usagers auprès des bonnes personnes. Quand le rectorat ou d’autres services ne disposent pas des archives utiles, elle donne quelques pistes de recherche. Le côté « enquête » est plaisant et surtout donner satisfaction aux collègues et aux autres usagers.

Régulièrement dans l’année, il faut procéder à la gestion des éliminations. Cela permet de faire de la place dans les locaux d’archivage intermédiaire C’est un éternel recommencement : aussitôt une place libérée, elle est reprise par une autre boîte. Concrètement, le service des archives a passé un contrat avec l’Acodège, qui vient enlever les boîtes éliminables et établir un certificat de destruction. Un peu plus de 3,5 tonnes de papier vont ainsi être broyées puis recyclées. Toujours pour gagner de la place, mais de manière beaucoup plus modérée, Audrey réalise des versements (avec ou sans échantillonnage) aux archives départementales de Côte-d’Or. Le dernier date du mois d’octobre 2023 ; il s’agit des productions des candidats ayant passé le concours de recrutement de professeur des écoles (CRPE) en 2017. Après application du cadre méthodologique d’échantillonnage, le nombre de dossiers est passé de 339 au départ à 57 à conserver et verser aux archives départementales ; les autres sont détruits.

Seule archiviste en poste au rectorat, il est important pour Audrey de rester en contact avec plusieurs réseaux. Elle peut ainsi compter sur l’animation du réseau de la section « Aurore » de AAF, toujours très actif. Il compte des archivistes d’universités, de rectorats, d’organismes de recherche et de mouvements étudiants de toute la France. Au quotidien, pour faire face à une situation ou une question difficile, elle écrit à la liste de diffusion dédiée et reçoit une réponse rapidement. Elle est aussi en contact régulier avec les archives départementales de Côte-d’Or, qui exercent le contrôle scientifique et technique sur les archives du rectorat. Plus ponctuellement, elle est amenée à travailler avec d’autres archivistes, comme les référents archives des services départementaux ou régionaux. C’est aussi en réseau qu’elle pilote le comité d’utilisateurs de l’application ARCAD des autres académies, par l’intermédiaire de réunions en visioconférence.

L’actualité du service est l’accueil, depuis la rentrée de Toussaint, d’une collègue en renfort ponctuel. Elle s’occupe notamment du tri des documents concernant les allocations IUFM versées par le rectorat entre 1991 et 1998 aux étudiants préparant le métier d’enseignant dans l’académie. Elle travaille également au traitement des archives non encore saisies dans ARCAD de la salle Vulcain (arriéré de l’ex-inspection académique). L’objectif est de développer le service des archives et de pouvoir dégager du temps et des moyens pour d’autres missions et grands projets, comme l’archivage électronique ou l’organisation de formations annuelles destinées à l’ensemble des personnels du rectorat et de la DSDEN 21. Venez nombreux ! L’archivage est une affaire de tous !

Ce qui vous plaît dans ce poste

Dernière actualité en date : l’organisation de formations annuelles destinées à l’ensemble des personnels du rectorat et de la DSDEN 21. Venez nombreux ! L’archivage est une affaire de tous !

« Mon poste me plaît tout d’abord par la polyvalence et la variété des missions quotidiennes. Je passe en revue toute la chaîne de traitement des archives, depuis les conseils aux services jusqu’à l’élimination de documents ou le versement d’archives historiques. Je suis très autonome pour organiser mon travail de façon à varier mes tâches. Mais ce qui me plaît le plus, c’est la formation. J’ai l’impression d’être utile à mes collègues, de leur transmettre un savoir, des connaissances et des bonnes pratiques qui vont les aider au quotidien. L’archivage est un travail d’équipe !  De plus, c’est très gratifiant de voir les résultats : des services qui retrouvent plus facilement leurs documents, des éliminations annuelles mieux gérées, etc. J’aimerais développer ces formations pour d’autres publics, par exemple les personnels de la scolarité ou les gestionnaires des EPLE. Il y a une véritable demande et des besoins réels ont été repérés. Mon projet serait de mener à bien des sessions annuelles de formation, en partenariat avec les archives départementales des quatre départements de l’académie. Par ailleurs, je me suis portée volontaire pour la refonte du guide d’archivage de l’AAF (Association des archivistes français) à destination des écoles et des établissements scolaires : « les archives, c’est simple ! ». »

Conseil pour un(e) futur(e) archiviste

« Pour devenir archiviste, je crois qu’il faut posséder certaines qualités, tout d’abord la patience voire la persévérance. Il est important aussi d’être bon pédagogue. Il ne faut pas laisser nos collègues dans l’ignorance de nos missions. Nous devons sans cesse expliquer notre rôle au quotidien. C’est un travail de longue haleine et il ne faut surtout pas se laisser décourager. En effet, nous l’avons vu, notre métier n’a pas toujours bonne presse et nous pouvons parfois entendre des petites phrases désagréables ! Le plus important, c’est d’être passionné et de savoir pourquoi l’on fait ce métier. Pour ma part, je sais que je m’inscris dans un collectif et je me sens utile aux personnes mais surtout à ma structure. Si chaque mission significative du rectorat et de la DSDEN 21 laisse une trace dans l’histoire, ce sera grâce à la conservation des archives et j’en tirerai une grande fierté. »

Si chaque mission significative du rectorat et de la DSDEN 21 garde une trace dans l’histoire, ce sera grâce à la conservation des archives et j’en tirerai une grande fierté.

Une anecdote

« En mai 2022, j’ai organisé des journées portes ouvertes au service des archives. L’objectif était, le temps d’une journée, de mettre à l’honneur les archives et mon rôle dans ce service.
À cette occasion, j’ai conçu un jeu de cartes, avec l’aide des collègues du service reprographie, pour rendre les formations plus ludiques : le jeu du trombone rouillé. Il reprend le principe du jeu du pouilleux ou mistigri. Le but est de se débarrasser de toutes ses cartes, en posant des paires devant soi, et d'éviter d’être le dernier joueur en possession de la carte « maudite ». Ce moyen ludo-pédagogique permet d’apprendre les notions de base de l’archivage : le cycle de vie des archives, les outils mis à disposition des services pour gérer leurs archives, les missions de l’archiviste, ainsi que des notions d’archives électroniques, le grand défi à venir. »

Le saviez-vous ?

• Au moment de la construction du bâtiment Clémenceau, les salles de stockage des archives (les « magasins »), qui font tout le tour de l’entresol, ont reçu les noms de dieux et déesses de la mythologie gréco-romaine : Vénus, Jupiter, Minerve et Iris. Une salle a également été baptisée Cérès dans nos archives à distance, sur le site de Réseau Canopé.
• L’académie de Dijon utilise un logiciel de gestion des archives nommé ARCAD. Cet outil, libre et gratuit, a été conçu et développé en interne au rectorat de Dijon en 2012, au moment du déménagement de l’ancien rectorat de la rue Monge au bâtiment actuel. Il est aujourd’hui utilisé dans différentes académies qui en ont fait l’acquisition (Toulouse, Orléans-Tours, Reims, etc). Audrey est également en charge de la centralisation des demandes d’amélioration et de correction des dysfonctionnements de cette application auprès de la direction des systèmes d’information (DSI) de Dijon.

Portrait chinois

« Si j’étais un super-héros, j’aimerais avoir le pouvoir d’arrêter le temps ! On manque toujours de temps. Le temps passe trop vite, on agit et on travaille le plus souvent dans la précipitation. Arrêter le temps me permettrait de prendre du recul, nécessaire à la réflexion, de mieux conscientiser l’instant présent, et également de mieux connaître les missions de mes collègues, de découvrir leurs parcours. J’espère que c’est ce que vous ferez en lisant ce portrait ! »

Le métier d'archiviste en images...